Conditions générales

1. Définitions et champ d’application

« Modern Debt » désigne Modern Debt International, inscrite en Belgique sous le numéro d’entreprise 0797.634.265. « Client » désigne l’entreprise qui confie une ou plusieurs créances à Modern Debt. « Débiteur » désigne la partie redevable de la créance. « Dossier » désigne une créance confiée à Modern Debt en vue de son recouvrement.

Les présentes conditions s’appliquent à toute mission, offre et convention entre Modern Debt et le client, y compris aux dossiers soumis via notre site web ou le portail client. Les conditions générales du client ne s’appliquent pas. Toute dérogation n’est valable que si elle a été convenue par écrit. Lorsqu’une convention écrite distincte conclue avec le client prévoit d’autres modalités, comme un taux de commission différent, cette convention prévaut.

2. Ouverture d’un dossier

La soumission d’un dossier constitue une offre du client de confier la créance à Modern Debt. La convention prend effet dès que Modern Debt confirme l’acceptation du dossier par e-mail ou l’ouvre dans le portail client. Modern Debt vérifie d’abord le client et la créance et peut refuser un dossier sans motivation, par exemple lorsque la créance est contestée, prescrite ou insuffisamment documentée.

3. Commission et frais

• Modern Debt travaille selon le principe « no cure, no pay » : le client ne paie de commission que sur les montants effectivement recouvrés. Si rien n’est recouvré, le client ne doit rien à Modern Debt pour le recouvrement amiable.
• Le taux de commission est le taux affiché lors de la soumission du dossier ou le taux convenu par écrit. Il s’applique à tout ce que le débiteur paie après la remise du dossier, que ce soit à Modern Debt ou directement au client, y compris les transactions, compensations, notes de crédit et retours de marchandises convenus après la remise du dossier.
• Ces tarifs standard s’appliquent uniquement aux clients sans convention écrite avec Modern Debt. Un client peut toujours convenir d’autres tarifs avec Modern Debt, y compris des tarifs forfaitaires. Les tarifs standard pour les dossiers ponctuels sont : 25 % en dessous de 1 000 €, 19,5 % en dessous de 2 500 €, 15 % en dessous de 10 000 €, 13 % en dessous de 25 000 €, 8,5 % en dessous de 100 000 € ; à partir de 100 000 €, sur demande. Pour une créance de plus de 1 an, le taux est de 125 %, et de plus de 2 ans, le taux est de 150 % du taux de base. L’ancienneté est calculée à partir de la date de la facture impayée la plus ancienne.
• Les paiements effectués le jour de la remise du dossier ou jusqu’à 5 jours avant celle-ci ne donnent pas lieu à commission. Un paiement effectué plus tôt, mais signalé à Modern Debt seulement après l’envoi de la première lettre de Modern Debt, donne lieu à une commission de 5 %.
• Les intérêts que Modern Debt récupère auprès du débiteur en plus du principal, lorsque la loi ou le contrat du client le permet, sont reversés au client. Tout autre supplément que le débiteur paie directement à Modern Debt est conservé par Modern Debt.
• Si un dossier est transmis à une agence partenaire locale dans le pays du débiteur, un taux de commission plus élevé peut s’appliquer. Modern Debt n’applique jamais un taux plus élevé sans l’accord préalable du client.
• Les procédures judiciaires, avocats locaux et huissiers de justice ne sont engagés qu’avec l’accord écrit préalable du client et sur la base d’un devis distinct.
• Les montants s’entendent hors TVA lorsque la TVA est applicable.

4. Lettre de mise en demeure unique

Au lieu d’un recouvrement complet, le client peut commander une lettre de mise en demeure unique via le formulaire « Soumettre un nouveau dossier ».

• Le tarif est forfaitaire et dépend du lieu où se trouve le débiteur : 79 € pour un débiteur établi dans l’Union européenne, 124 € pour un débiteur établi aux États-Unis et 149 € pour un débiteur établi ailleurs.
• Le tarif est payé d’avance, en ligne, et reste dû quel que soit le résultat.
• Modern Debt envoie au débiteur une seule lettre de mise en demeure formelle sur son papier à en-tête, dans la langue du débiteur, après vérification des données et des factures fournies.
• Toute démarche supplémentaire, comme des relances, des appels ou un recouvrement complet, n’est entreprise que sur la base d’une mission distincte régie par les présentes conditions.
• Le client informe Modern Debt de tout paiement que le débiteur effectue après la lettre, comme décrit à l’article 6.

5. Paiements recouvrés

Les montants recouvrés par Modern Debt sont versés au client, déduction faite de la commission et des éventuels frais convenus, dans les 30 jours suivant la fin du mois au cours duquel ils ont été reçus. Lorsque le débiteur paie directement le client, Modern Debt facture sa commission. Les factures de commission sont payables dans les 14 jours. Modern Debt peut compenser sa commission avec les montants qu’elle détient pour le compte du client.

6. Obligations du client

• Le client garantit que chaque créance est exigible, non contestée à sa connaissance et correctement documentée, et fournit sur demande les factures, contrats et correspondances.
• Le client informe Modern Debt de tout paiement au plus tard 7 jours après la date du paiement, en l’enregistrant dans le portail client ou par e-mail à info@modern-debt.com. Cela vaut également pour tout paiement partiel, plan de paiement, note de crédit ou contestation concernant un dossier, ainsi que pour les paiements que le client reçoit directement du débiteur.
• Une fois le dossier confié, le client laisse à Modern Debt les contacts avec le débiteur au sujet de la créance. Si le débiteur contacte le client, celui-ci renvoie le débiteur vers Modern Debt et en informe Modern Debt.
• Le client ne convient d’aucun arrangement, remise ou transaction avec le débiteur sans consulter Modern Debt. La commission reste due sur ce qui a été convenu.
• Le client tient à jour ses coordonnées et ses coordonnées bancaires dans le portail client.

7. Ce que vous pouvez attendre de Modern Debt

• Nous vérifions chaque dossier et confirmons par e-mail lorsqu’il est enregistré et prêt à être traité.
• Nous contactons le débiteur dans sa propre langue, par un maximum de 5 lettres successives, par e-mail, fax et courrier postal, conformément à la loi et aux bonnes pratiques du pays du débiteur.
• Nous traitons vos débiteurs avec professionnalisme et respect, afin de préserver votre relation commerciale.
• Chaque étape, lettre et paiement est visible dans le portail client, et nous répondons à vos questions sur un dossier dans les 24 heures, hors week-ends.
• Nous vous indiquons lorsqu’un dossier ne peut être résolu que par une action en justice, et ce que cela coûterait.
• Nous mettons tout en œuvre pour recouvrer chaque créance, mais ne pouvons garantir aucun résultat. Notre engagement est une obligation de moyens et d’action, et non de résultat.

8. Portail client

Les clients ont accès au portail client pour soumettre des dossiers, suivre leur avancement, enregistrer des paiements et télécharger des rapports et des factures de commission. Les identifiants de connexion sont personnels et doivent rester confidentiels ; le client est responsable de toute utilisation de ses comptes et informe immédiatement Modern Debt de tout abus présumé. Modern Debt s’efforce de maintenir le portail disponible en permanence, mais ne garantit pas un accès ininterrompu et peut le modifier ou le suspendre pour des raisons de maintenance ou de sécurité. Les informations du portail sont fournies avec soin ; en cas de doute, les registres de Modern Debt font foi.

9. Retrait d’un dossier

Le client peut retirer un dossier à tout moment par écrit. Si un dossier est retiré après que Modern Debt a commencé à y travailler, ou si le client rend le recouvrement impossible, la commission est due sur la totalité du principal restant dû, sauf convention écrite contraire. La commission reste due sur les paiements reçus après le retrait qui résultent des démarches de Modern Debt.

10. Clôture d’un dossier

Modern Debt clôture un dossier lorsqu’il est intégralement payé, lorsqu’il est retiré, ou lorsque Modern Debt estime qu’un recouvrement amiable supplémentaire est inutile, par exemple parce que le débiteur est insolvable ou introuvable. Modern Debt en informe le client et lui explique les options possibles, comme une action en justice.

11. Données à caractère personnel

Pour les dossiers qui lui sont confiés, Modern Debt traite les données à caractère personnel conformément au RGPD et à sa politique de confidentialité. Le client confirme qu’il peut légalement communiquer les données du débiteur à Modern Debt aux fins du recouvrement.

12. Confidentialité

Les deux parties gardent confidentielles toutes les informations relatives aux activités de l’autre et aux dossiers qu’elles reçoivent dans le cadre de la convention, sauf lorsque leur divulgation est nécessaire pour recouvrer une créance ou est imposée par la loi.

13. Responsabilité

Modern Debt n’est responsable que des dommages causés par sa faute intentionnelle ou sa faute lourde. Sa responsabilité est limitée à la commission qu’elle a perçue sur le dossier concerné au cours des 12 mois précédant la survenance du dommage. Modern Debt n’est pas responsable des dommages indirects ou du manque à gagner, ni des actes des avocats, huissiers de justice et agences partenaires qu’elle engage avec soin, ni des retards dus à des circonstances indépendantes de sa volonté.

14. Modifications

Modern Debt peut modifier les présentes conditions. Les modifications sont annoncées sur cette page et dans le portail client et s’appliquent aux dossiers confiés après la modification.

15. Droit applicable et litiges

Le droit belge est applicable. Les litiges sont soumis aux tribunaux compétents de l’arrondissement judiciaire du siège de Modern Debt, sauf disposition impérative contraire.